Plano de mesas de boda: cómo dibujar el salón paso a paso

Plano de mesas y lista de mesas no son lo mismo

La lista de mesas dice quién se sienta con quién. El plano dice dónde está cada mesa dentro del salón: cuál queda junto a la pista, cuál al lado de la puerta y por dónde pasan los camareros. Se pueden tener las mesas perfectamente repartidas y aun así acabar con los abuelos pegados a los altavoces, porque nadie miró el salón entero.

Por eso conviene hacer las dos cosas a la vez. El plano os sirve a vosotros para decidir, al lugar de la celebración para montar, al catering para servir y a los invitados para encontrar su sitio sin dar vueltas.

Qué necesitáis antes de empezar

• El plano o las medidas del salón. Casi todas las fincas y restaurantes lo tienen; pedidlo con las columnas, las puertas y la entrada de cocina marcadas.
• El número de invitados confirmados, separando adultos y niños.
• Qué mesas ofrece el lugar: redondas, rectangulares, de cuántas plazas y cuántas hay de cada tipo.
• Lo que no se puede mover: escenario, barra fija, columnas, salidas de emergencia.
• Lo que traéis vosotros: photocall, mesa de regalos, candy bar, cabina del DJ.

Medidas orientativas de mesas y pasillos

Estas cifras son las que suelen manejar los salones de banquetes y sirven para hacer un primer encaje. Cada lugar tiene sus mesas y sus normas, así que confirmadlas con ellos antes de dar el plano por cerrado.

Cómo hacer el plano paso a paso

1. Empezad por lo fijo: entrada, cocina, columnas, escenario y barra. Todo lo demás se coloca alrededor.
2. Situad la mesa presidencial donde se vea desde casi todo el salón, sin dar la espalda a nadie.
3. Reservad la pista de baile y el sitio de la música antes de repartir las mesas, no con el hueco que sobre.
4. Colocad las mesas de invitados dejando libres los recorridos de los camareros desde la cocina.
5. Numeradlas con un orden que se entienda al entrar: en filas o en el sentido de las agujas del reloj.
6. Sentad a los invitados mesa por mesa y, si queréis afinar, silla por silla.
7. Recorred el plano como si fuerais un invitado: de la entrada a la mesa, de la mesa al baño y a la pista.
8. Enviadlo al lugar y al catering, con las alergias de cada mesa, y pedid que os confirmen que cabe.

Redondas, rectangulares o imperial

A quién poner en cada zona del salón

• Familia directa y padrinos, en las mesas más cercanas a la presidencial.
• Personas mayores, lejos de los altavoces y cerca de la entrada y los baños.
• Mesa infantil, a la vista de los padres y con salida fácil, lejos de la barra.
• Los amigos con más ganas de fiesta, junto a la pista: serán los primeros en salir a bailar.
• Invitados con movilidad reducida, en mesas de paso ancho y sin escalones de por medio.
• Fotógrafo, músicos y demás proveedores, en una mesa discreta con visión de la presidencial.

El plano de la ceremonia

La ceremonia también agradece un plano, aunque sea sencillo: cuántas filas de sillas caben, qué ancho tiene el pasillo central y dónde se colocan el oficiante, los músicos y quien vaya a leer. Un pasillo de 1,5 metros permite entrar del brazo sin rozar las sillas.

Marcad las primeras filas como reservadas para la familia y los testigos, y dejad un hueco en el extremo de alguna fila para sillas de ruedas o carritos. Si la ceremonia es al aire libre, tened en cuenta dónde estará el sol a esa hora: mejor a la espalda de los invitados que de frente.

Errores habituales en el plano de mesas

1. Dibujarlo sin medidas y descubrir el día del montaje que no caben todas las mesas.
2. Dejar la pista de baile en una esquina o separada de la barra.
3. Tapar con una mesa el recorrido entre la cocina y el salón.
4. Poner una mesa detrás de una columna, sin vistas a los novios.
5. Numerar las mesas sin orden, de modo que la 3 queda en la otra punta de la 4.
6. No actualizarlo tras las cancelaciones de última hora y que el catering monte con la versión antigua.

Cómo enseñar el plano a los invitados

Lo clásico es un panel a la entrada del banquete con las mesas y los nombres. Para que no se formen colas, ordenad los nombres alfabéticamente con el número de mesa al lado, en lugar de mesa por mesa: cada invitado busca su apellido y listo.

El panel se puede complementar con la web de boda, donde cada invitado busca su nombre en el móvil y ve su mesa y dónde está dentro del salón. Imprimid además un par de copias del plano para el maître y para quien coordine el día.

El plano de mesas con Nupcio

En el panel de Nupcio el salón se dibuja arrastrando: mesas redondas, rectangulares y presidencial, y elementos como la pista de baile, la barra, el escenario, el photocall, el DJ o la entrada. Los invitados confirmados salen de las respuestas de asistencia y se sientan en una silla concreta, de uno en uno o por familias. La ceremonia tiene su propio plano de filas y pasillo.

Cuando está listo, se imprime en una hoja con el plano, las mesas con sus invitados y un índice alfabético para el panel de la entrada. Y si queréis, se muestra en vuestra web de boda con el mismo estilo que el resto de la página, junto al buscador en el que cada invitado encuentra su mesa.