Cuándo empezar a organizar las mesas
La distribución de mesas es de las últimas tareas de la boda, porque depende de saber exactamente quién viene. Lo ideal es empezar en cuanto tengáis la mayoría de confirmaciones, unas cuatro o cinco semanas antes, y cerrarla una o dos semanas antes, que es cuando el lugar del banquete suele pedir el plano definitivo.
Empezar antes no tiene mucho sentido: cada baja o cada acompañante nuevo os obligará a rehacerlo. Lo que sí podéis hacer antes es preparar los grupos.
Paso a paso para distribuir a los invitados
1. Pedid al banquete el plano y las opciones de mesa
Preguntad cuántas mesas caben, de qué tamaño (redondas de 8, 10 o 12, imperiales, rectangulares) y si hay alguna restricción. No es lo mismo repartir 120 personas en mesas de 10 que en dos mesas imperiales.
2. Haced grupos naturales
Antes de pensar en mesas, pensad en grupos: familia del novio, familia de la novia, amigos del colegio, compañeros de trabajo, amigos de la universidad, vecinos… Cada grupo debería acabar en una o varias mesas juntas. Es mucho más fácil que ir invitado a invitado.
3. Ajustad los grupos al tamaño de mesa
Un grupo de 14 amigos no cabe en una mesa de 10. Dividid por afinidad (parejas juntas, los que más se conocen juntos) o combinad grupos pequeños que tengan algo en común: edad, aficiones, ciudad.
4. Colocad las mesas en el plano
Las familias y las personas mayores, cerca de la mesa de los novios y lejos de los altavoces. Los amigos con ganas de fiesta, cerca de la pista de baile. Las familias con niños pequeños, cerca de una salida o del baño.
5. Revisad con alguien de confianza
Una segunda opinión, normalmente de padres o hermanos, ayuda a detectar conflictos que vosotros no conocíais.
La mesa presidencial: opciones
La mesa presidencial clásica incluye a los novios, los padres y los padrinos. Es la opción tradicional, pero hay alternativas que cada vez se ven más:
- Mesa solo para los novios (sweetheart table): permite disfrutar de un rato a solas y que los padres estén con sus propios invitados.
- Novios con los amigos más cercanos: más divertida, pero puede generar comparaciones entre amigos.
- Mesa imperial de novios y familia directa: buena opción si las familias se llevan bien.
Cómo resolver los casos difíciles
- Padres divorciados: si la relación no es buena, que cada uno presida una mesa de familia en lugar de compartir la presidencial.
- Invitados que no conocen a nadie: sentadlos con gente de su edad o intereses y avisad a alguien de la mesa para que les integre.
- Solteros: no hagáis una “mesa de solteros” evidente; mejor mezclarlos en mesas de amigos.
- Niños: una mesa infantil con monitor funciona muy bien a partir de 4 o 5 años; los más pequeños, con sus padres.
- Personas con movilidad reducida: mesas cerca de la entrada y con espacio para moverse.
Errores habituales al organizar las mesas
- Hacerlo demasiado pronto y tener que rehacerlo con cada cambio.
- Llenar todas las mesas al límite sin dejar huecos para imprevistos.
- Separar a parejas o a amigos que solo se conocen entre ellos.
- No avisar al catering de las alergias de cada mesa.
- Olvidar a los proveedores que comen en la boda (fotógrafo, música).
- Llevar la distribución en papel o en varias hojas de cálculo distintas.
Cómo comunicar a cada invitado su mesa
El método tradicional es un panel o seating plan a la entrada del banquete. Funciona, pero forma colas. Una alternativa práctica es que cada invitado pueda consultar su mesa en el móvil, en la web de boda. Podéis combinar ambas cosas: panel decorativo y consulta en la web, por ejemplo con un código QR en el propio panel.
Organizar las mesas con Nupcio
En el panel de Nupcio podéis crear las mesas con su capacidad, asignar a cada invitado confirmado y ver de un vistazo qué mesas están completas y quién queda sin sentar. Como la lista sale directamente de las confirmaciones de asistencia, no hay que copiar nombres de un sitio a otro, y si alguien cancela lo veis al momento. Además, los invitados pueden consultar su mesa desde la web de boda.
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